Quais são as condições e prazos para o Cancelamento de uma NF-e?
Somente poderá ser Cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo Autorização de Uso) e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador (ocorrido a transmissão), ou seja, em regra, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento. O prazo máximo para Cancelamento de uma NF-e no Estado de São Paulo é de 24 horas a partir da Autorização de Uso.
Para proceder ao Cancelamento, o emitente deverá fazer um pedido específico gerando um arquivo XML para isso. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de Cancelamento também deverá ser autorizado pela SEFAZ. O Layout do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte, disponível na página http://www.nfe.fazenda.gov.br em Manuais, na seção Documentos.
Após o prazo regulamentar de 24 horas da Autorização de Uso da NF-e, os pedidos de Cancelamento de NF-e transmitidos à Secretaria da Fazenda serão recebidos via sistema até 480 horas da Autorização de Uso da NF-e, porém neste segundo caso o emitente fica sujeito à penalidade prevista no item z1 do Inciso IV do artigo 527 do Regulamento do ICMS.
Após este prazo de 480 horas da Autorização de Uso da NF-e, ela pode ser Cancelada somente com a aprovação do Posto Fiscal de vinculação. O pedido deve ser acompanhado de:
1. Chave de acesso da NF-e a ser Cancelada extemporaneamente;
2. Folha do livro Registro de Saídas e/ou Entradas, correspondente ao lançamento da operação ou prestação ou declaração de que faz uso da EFD (Escrituração Fiscal Digital);
3. Comprovação de que a operação não ocorreu:
Declaração firmada pelo representante legal do destinatário/remetente paulista da NF-e de que faz uso da Escrituração Fiscal Digital ou, não sendo este o caso, declaração firmada pelo representante legal do destinatário/remetente paulista da NF-e que não ocorreu a operação e de que não utilizou como crédito o valor do imposto registrado no documento fiscal ou;
Tratando-se de pedido que envolva estabelecimento situado em outra unidade da Federação, cópia de correspondência entregue pelo destinatário à repartição fiscal do seu domicílio, em que declare que não utilizou como crédito, ou que estornou a quantia restituenda ou compensada.
4. Declaração firmada pelo representante legal e os motivos que impediram o Cancelamento tempestivo da NF-e.
A resposta do pedido será enviada via Domicílio Eletrônico do Contribuinte - DEC.
Após a autorização do Posto Fiscal de vinculação, o emitente da NF-e deve transmitir o Cancelamento da NF-e via sistema, dentro do prazo de 15 dias.